Tafeltennisvereniging The Victory uit Weesp was de eerste vereniging die startte met het traject ‘Verenigingsontwikkeling’ waar de NTTB zich sinds 2019 op richt.
Vlak voordat de pandemie op kwam zetten had The Victory zich hiervoor aangemeld. Ondanks de onzekere tijd die volgde heeft de vereniging de focus op het plan weten te houden.
The Victory had vooral behoefte aan tips & tricks op het vlak van het werven en behouden van vrijwilligers.
Er is intern een commissie ‘Verenigingsontwikkeling’ in het leven geroepen die bestaat uit Bill Zwaag (secretaris en ledenadministrateur), Jeroen Heemskerk (wedstrijdsecretaris jeugd en algemeen bestuurslid) en Dirk Wasser (speler team 1).
Hoe is het balletje gaan rollen?
Jeroen Heemskerk: “Eind 2019 hadden wij als commissie een introductiegesprek met Ineke de Graaf en Marthijn van der Wal (NTTB). Aan de hand van een vragenlijst, de beschreven speerpunten en het opgestelde plan van aanpak werden wij door de NTTB uitgekozen om mee te doen aan het traject ‘Verenigingsontwikkeling’.
Dit traject is uiteindelijk meegenomen in de projecten van het Sportakkoord en is volledig gesubsidieerd”.
Waar liepen jullie in de praktijk tegenaan?
Volgens Bill Zwaag viel het op een bepaald moment op dat steeds dezelfde vrijwilligers meer werk moesten gaan doen.
En omdat The Victory in wil zetten op ledengroei zou dit een groter probleem gaan worden.
Jeroen Heemskerk vult aan: “Voordat we de cursus ‘Meer Vrijwilligers in Korte Tijd’ (MVKT) zijn gaan volgen, hadden we al één en ander in kaart gebracht.
Puur voor onszelf, om inzichtelijk te maken welke activiteiten er zijn, hoeveel tijd het kost en hoeveel mensen zijn daarvoor nodig”.
“En wie het meest geschikt is voor welke taak”, merkt Dirk Wasser op.
Cursus ‘Meer vrijwilligers in korte tijd’
Via de gemeente kreeg The Victory, samen met andere sportverenigingen, de mogelijkheid om de cursus ‘Meer Vrijwilligers in Korte Tijd’ te volgen.
Deze cursus is ook volledig gefinancierd vanuit het Sportakkoord.
Bill Zwaag geeft aan dat het ook erg leerzaam en prettig was om deze cursus te volgen met andere Weesper sportverenigingen om zo tips te kunnen uitwisselen en nieuwe ideeën op te doen.
Wat hebben jullie van de cursus opgestoken?
Dirk Wasser heeft in ieder geval geleerd dat een rechtstreekse benadering naar leden beter werkt dan bijvoorbeeld een enquête.
“Van daaruit hebben we een ‘plan van aanpak’ gemaakt voor potentiële nieuwe leden zodat we ze een warm welkom geven”, zegt hij.
De aanmelding of interesse komt voornamelijk binnen via e-mail of de website https://www.thevictory.nl/.
“Vervolgens komt dit in onze ‘Nieuwe leden’-appgroep en pakt iemand uit deze groep het op. Deze persoon zorgt ervoor dat het potentiële lid wordt opgevangen en maakt hem of haar wegwijs in de vereniging. Deze persoonlijke benadering vinden wij erg belangrijk”, geeft Bill Zwaag aan.
Ze hebben ervaren dat, mede door Covid-19, er veel oponthoud is geweest waardoor het erg lastig was omdat de verbeterpunten niet direct in de praktijk toegepast konden worden.
Tegelijkertijd was het ook fijn om de dingen niet overhaast te hoeven doen.
Dit resulteerde in hele leuke, creatieve brainstormsessies met elkaar waarbij ook vooral ‘out of the box’ werd gedacht.
Wel hebben ze door middel van flyers kunnen werven in coronatijd.
Ondanks Covid-19 is het aantal jeugdleden bij The Victory wel toegenomen. De vereniging telt momenteel bijna 80 leden waarvan 25 jeugdleden.
De commissie vindt het nu dan ook belangrijk om eerst vrijwilligers te werven.
Bill Zwaag: “Als die basis staat kunnen we verder groeien en nieuwe leden op een goede manier opvangen”.
Wanneer start de uitvoering?
Dirk Wasser legt uit dat dit op zeer korte termijn gaat gebeuren nu er weer volop getafeltennist mag worden. “De lastige periode heeft ons er niet van weerhouden om toch de blik op de toekomst te houden, ondanks de vele onderbrekingen door de lockdowns”, zegt hij trots.
Wat is jullie verwachting?
De commissieleden maken een onderscheid tussen permanente vrijwilligers en vrijwilligers die je ad hoc wil inzetten.
En vervolgens maken we een keuze uit de taken en klusjes die we het eerst vervuld willen zien.
Ze hebben ook inzichtelijk gemaakt hoeveel tijd de taken in beslag nemen. Oftewel het ‘opdelen in hapklare brokken’ zoals Bill Zwaag het noemt.
Ze zijn het erover eens dat het ook niet handig is als er in één keer twintig vrijwilligers aankloppen. Jeroen Heemskerk beaamt dit want tijdens de MVKT-cursus werd verteld dat je een vrijwilliger direct in moet zetten als hij/zij bereid is te helpen. Vrijwilligers wegsturen met de melding om over een half jaar terug te komen werkt niet.
De heren geven aan het traject echt te zien als een meerjarenplan en goede basis voor de toekomst van de vereniging.
Hebben jullie tips voor andere verenigingen?
Dirk Wasser: “Zorg dat de werkgroep of commissie niet te groot is. Zelf vond ik het met z’n drieën ideaal. En denk ‘out of the box’ en in mogelijkheden”.
Volgens Bill Zwaag is het belangrijk om elkaar daarbij de ruimte geven om (de gekste) ideeën op tafel te gooien.
Jeroen Heemskerk wil meegeven dat het belangrijk is om de focus op de speerpunten te houden omdat men snel geneigd is te veel dingen tegelijk te willen aanpakken.
Ter afsluiting geven ze aan dat het traject, met alles wat daarbij komt kijken, als zeer leuk is ervaren. En uiteraard zijn ze benieuwd wat het in de praktijk gaat opleveren.
Verenigingsontwikkeling
Wil je met jouw clubs ook aan de slag met deze thema’s? Meld je aan voor de digitale Week van de Verenigingsontwikkeling. Workshop 7 gaat over bovengenoemd thema. En er zijn ook nog acht andere workshops.
Zelf meer lezen of direct aanmelden voor een service of advies? Kijk op de Sportakkoord-pagina.
Recente reacties